Rangez le tableur Excel. Avec Soma, chaque bénévole saisit sa note de frais depuis son téléphone, photographie son justificatif et l'envoie en validation. Les totaux se calculent seuls, le barème kilométrique s'applique automatiquement, et le remboursement peut se transformer en reçu fiscal d'un simple clic. Un outil pensé 100 % associatif, à vos couleurs, sur votre sous-domaine.
Dans la plupart des associations, la note de frais vit encore dans un tableur Excel envoyé par e-mail. Le bénévole recopie ses lignes, cherche le bon barème, oublie une colonne, et joint des photos de tickets dans un dossier à part.
Résultat : des justificatifs perdus, des totaux faux, des allers-retours interminables avec le trésorier, et un contrôle URSSAF ou expert-comptable qui devient un casse-tête. Le bénévolat mérite mieux que de la double saisie.
Le bénévole se connecte à son espace par simple code reçu par e-mail (OTP, sans mot de passe à retenir), puis se laisse guider : nature de la dépense, montant, date, mission concernée. Chaque champ est expliqué, rien n'est oublié.
Parce que la saisie se fait sur le téléphone, au moment où la dépense a lieu, la note de frais est prête avant même le retour à la maison. Pas de formation, pas de manuel : si on sait prendre une photo, on sait remplir sa note de frais.
À chaque dépense, le bénévole prend son ticket ou sa facture en photo. Le justificatif est immédiatement rattaché à la ligne concernée et conservé de façon centralisée.
Plus de tickets froissés au fond d'un sac, plus de pièces égarées entre la dépense et le remboursement. Quand le trésorier ou l'expert-comptable ouvre une note de frais, il voit la dépense et sa preuve côte à côte, prêtes pour un contrôle.
Soma additionne les lignes, applique le barème kilométrique officiel intégré et prend en compte la majoration de 20 % pour les véhicules électriques. Le bénévole n'a plus à chercher le bon coefficient ni à sortir la calculette.
Le montant à rembourser est juste, du premier coup. Le validateur ne perd plus de temps à recompter : il vérifie, il valide.
Certains bénévoles préfèrent renoncer à leur remboursement pour soutenir l'association. Soma transforme cet abandon de frais en reçu fiscal d'un simple clic : le formulaire Cerfa 11580 est généré au titre de l'article 200 du CGI.
Le donateur bénéficie d'une réduction d'impôt de 66 %, portée à 75 % pour les organismes relevant du dispositif Coluche, dont le plafond a été relevé à 2 000 € pour les dons effectués depuis le 14 octobre 2025. Le même outil gère donc la note de frais et sa contrepartie fiscale, sans ressaisie.
Au moment de clôturer, le trésorier exporte les notes de frais validées en Excel pour son suivi, ou en PDF pour l'archivage et la transmission à l'expert-comptable.
Les justificatifs suivent, les totaux sont déjà calculés, la période est bien découpée. La comptabilité de l'association repart d'un jeu de données propre, prêt à intégrer, au lieu d'un tableur à retravailler.
Nos guides détaillés sur le sujet, à lire avant de vous décider.
Oui, c'est même le principe de Soma. Le bénévole saisit sa note de frais depuis son téléphone, photographie son justificatif et l'envoie en validation. Les totaux se calculent seuls et le trésorier retrouve tout au même endroit. Le tableur qui circule par e-mail disparaît complètement.
Le ticket ou la facture correspondant à chaque dépense, pris en photo au moment de la saisie. Le justificatif est rattaché à la ligne concernée et archivé de façon centralisée, prêt à être présenté à l'expert-comptable ou lors d'un contrôle.
Un remboursement rend au bénévole l'argent qu'il a avancé pour l'association. Un abandon de frais, c'est le choix du bénévole de renoncer à ce remboursement : la somme devient un don. Soma génère alors un reçu fiscal Cerfa 11580 ouvrant droit à une réduction d'impôt de 66 %, ou 75 % dans le cadre du dispositif Coluche.
Non. Le bénévole accède à son espace grâce à un code reçu par e-mail (OTP), sans mot de passe à créer ni à retenir. La saisie est guidée champ par champ : aucune formation n'est nécessaire.
Découvrez comment vos bénévoles saisissent, justifient et transforment leurs frais en reçu fiscal, le tout dans un outil pensé pour les associations, à vos couleurs et sur votre sous-domaine.