Dans une association, chaque euro remboursé engage la confiance de vos bénévoles et de vos financeurs. Soma structure la validation des notes de frais de bout en bout : un circuit clair, des responsables identifiés et une trace de chaque décision. Vous validez vite, vous rejetez sereinement, vous justifiez toujours.
Chaque association a sa propre chaîne de responsabilité. Soma la reproduit fidèlement : responsable d'activité, trésorier, direction, dans l'ordre qui est le vôtre.
Vous définissez qui valide, à quel moment et pour quel périmètre. Une note peut passer par un seul valideur ou enchaîner plusieurs niveaux avant d'aboutir au remboursement. Le circuit s'adapte à votre organisation, pas l'inverse.
Toutes les dépenses ne méritent pas le même niveau de contrôle. Soma vous laisse fixer des seuils : en dessous d'un montant, la validation d'un responsable suffit ; au-dessus, le trésorier ou la direction entre dans la boucle.
Vos petites dépenses avancent vite, vos engagements importants reçoivent l'attention qu'ils méritent. Vous concentrez le temps de vos valideurs là où il compte vraiment.
Vos valideurs sont bénévoles ou salariés débordés : ils n'ont pas de temps à perdre dans une interface confuse. Chaque note se traite en un clic, sur ordinateur comme sur mobile.
Un justificatif manque ? Un montant interroge ? Ajoutez un commentaire et renvoyez la demande sans quitter l'écran. La décision est immédiate, motivée et transmise au bon interlocuteur.
En cas de contrôle, d'audit ou de simple question d'un administrateur, vous devez pouvoir montrer qui a validé quoi, quand et pourquoi. Soma conserve chaque étape.
Chaque note porte son journal : dépôt par le bénévole, passages de validation, commentaires, rejet éventuel et remboursement final. Rien ne se perd, tout se retrouve. Vous justifiez vos décisions avec sérénité, y compris plusieurs mois plus tard.
Derrière le circuit, un administrateur pilote l'ensemble. Depuis un back-office dédié, il crée les circuits, désigne les valideurs, ajuste les seuils et suit l'état de chaque remboursement en temps réel.
Vous gardez une vision d'ensemble : ce qui est en attente, ce qui bloque, ce qui est payé. Le suivi devient un tableau de bord, plus une pile de mails perdus.
Nos guides détaillés sur le sujet, à lire avant de vous décider.
Oui. Soma enchaîne autant de niveaux que nécessaire : responsable d'activité, puis trésorier, puis direction, dans l'ordre que vous définissez. Une note n'est remboursée qu'une fois tous les niveaux requis franchis.
Oui. Vous fixez des seuils : sous un certain montant, un seul valideur suffit ; au-dessus, un niveau supérieur est requis. Vos petites dépenses avancent vite et vos engagements importants restent sous contrôle.
Chaque note conserve un journal horodaté : qui a validé ou rejeté, quand, avec quel commentaire. En cas d'audit ou de contrôle, vous justifiez chaque remboursement, même plusieurs mois après.
Un administrateur pilote tout depuis un back-office dédié : création des circuits, désignation des valideurs, réglage des seuils et suivi en temps réel de l'état de chaque note.
Découvrez comment Soma structure la validation de vos notes de frais, du dépôt bénévole au remboursement, avec une traçabilité complète.